El 17 de julio, el gobierno de Reino Unido anunció lo que todos estábamos esperando: “las presentaciones en vivo se pueden reanudar el 1 de agosto y las conferencias y eventos de negocios, el 1 de octubre”.  Si bien esta fue una gran noticia para nuestra industria, la amenaza de COVID-19 permanece y los eventos deberán seguir nuestros lineamientos de MeetSAFE  para minimizar el riesgo. 

Con este anuncio, el anhelo de volver a vivir eventos en vivo ha aumentado rápidamente. Sin embargo, debido a que las pautas del distanciamiento social pueden reducir la capacidad de nuestras operaciones hasta en 75%, debemos ofrecer a nuestros clientes soluciones que les permitan conectarse con el mismo tamaño de audiencia que antes, pero con un gran parte de participación en línea. ¡Con una vacuna qué aún no está confirmada, los eventos híbridos podrían ser la solución durante este tiempo! 

Los eventos híbridos tendrán dos públicos: uno presencial desde el lugar del evento y otro desde su hogar u oficina. Tenemos que hacer todo lo posible para asegurarnos de que los invitados que participen desde casa tengan la misma experiencia que los que están presencial en el lugar.  De manera sencilla, podemos transmitir una reunión a una audiencia en línea con poco más que una cámara y una conexión a Internet.  Sin embargo, el engagement es clave para una audiencia en línea, especialmente con las distracciones que existen en el hogar o en la oficina. 

Al planificar una conferencia híbrida, existe una amplia gama de herramientas que podemos utilizar para reunir a los invitados presenciales y en línea: encuestas en vivo, sesiones de preguntas y respuestas, e incluso funciones de chat que garanticen que todos los asistentes se sientan comprometidos e inspirados.  Si los oradores no pueden viajar para presentarse en tu evento, podemos grabar previamente sus sesiones o incluso transmitirlas en la locación del evento y a la plataforma remota, en vivo. 

Usando Chime Live, los invitados que asisten al evento en persona pueden interactuar en tiempo real con la conferencia, utilizando sus propios dispositivos para responder encuestas, hacer preguntas, consultar la agenda del evento o encontrar más información sobre oradores individuales. A su vez, los invitados remotos pueden tener exactamente la misma experiencia, con la función adicional de una transmisión en vivo del evento. 

Al producir un evento híbrido de entrega de premios, por ejemplo, podemos transmitir patrocinadores, presentadores o incluso a los ganadores en vivo desde sus dispositivos a la locación y a la plataforma de transmisión.  Las competencias se pueden organizar a través de las redes sociales, lo que permite que todos los invitados compitan juntos, ya sea en vivo o de forma remota.  Los invitados pueden incluso reunirse mediante el chat en vivo, para que las personas puedan interactuar y establecer contactos como lo harían en un evento en vivo.  Combinar ambos públicos es clave para garantizar que los que están en casa se sientan tan parte del evento como los que están de forma presencial en el evento. 

Es importante recalcar que usar eventos híbridos, no es solamente una opción para pandemias globales, en realidad un evento híbrido puede aumentar la asistencia al evento y agregar valor, ya sea con pandemia o no. Hemos visto que el número de asistencia a los eventos virtuales superan a los de los eventos en persona, debido a la facilidad de asistir de forma remota.  Emplear tecnología híbrida a un evento puede agregar algún elemento de costo para los organizadores del evento, pero sin duda alguna se compensará con la reducción de los requisitos de viaje, el gasto en alimentos y bebidas, e incluso puede agregar un canal adicional de patrocinio para la plataforma remota. 

Estamos en un momento desafiante, pero los eventos híbridos nos permitirán brindar una solución a nuestros clientes para interactuar con grandes audiencias tanto en persona como en línea, durante este tiempo. 

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Tom Ring
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