Las pequeñas reuniones se han convertido en una increíble fuente de crecimiento y oportunidad a raíz de la pandemia. Atacarse a un grupo de 50 o menos participantes significa que puede proporcionar una programación más específica, promover una mayor intimidad entre su audiencia y las partes interesadas, y fomentar interacciones significativas que generen confianza. Esto es cierto si está realizando una sesión de capacitación en gestión o estrategia, celebrando una reunión de la junta o enfocado en la construcción de equipos. Independientemente del caso de uso, las pequeñas reuniones pueden generar un nivel más cercano de conexión y compromiso para impulsar los resultados comerciales.
Cómo ofrecer un gran impacto con su próxima reunión pequeña
febrero 22, 2023
Hacerlo, sin embargo, no está exento de desafíos. Los asistentes expertos en tecnología de hoy tienen mayores expectativas para el nivel de producción, tecnología y herramientas de reunión que antes de la pandemia. Los profesionales de eventos también enfrentan el aumento de los costos relacionados, los tiempos de entrega más cortos y la dinámica cambiante de los asistentes, influenciado por niveles de ansiedad más altos y Bajos de atención de ocho segundos..
El creciente número de profesionales de reuniones con menos de un año de experiencia juega otro factor. Estos profesionales desean crear experiencias exitosas, y tener un proveedor de servicio completo de su lado que pueda proporcionar soporte de extremo a extremo puede marcar la diferencia. Ya sea que alguien sea un planificador de reuniones experimentado o esté emocionado de mojarse los pies y entregar su primer programa sobresaliente, tener el soporte tecnológico óptimo es una parte crucial de cualquier estrategia de reunión pequeña exitosa.
Siga leyendo para aprender seis formas en que las soluciones tecnológicas pueden capacitar a los profesionales de eventos para crear pequeñas reuniones que brinden un gran impacto.
1. Cree un aspecto de alta producción
Con soluciones tecnológicas efectivas, puede ayudar a garantizar que su pequeña reunión se sienta tan significativa como una producción de conferencia más grande. ¿Por qué importa esto? La coordinación de una reunión visualmente impresionante puede afectar positivamente el sentimiento de la audiencia y fortalecer su programación, lo cual es fundamental si entrega contenido a 50 personas o 500. Lograr todo se reduce a opciones de tecnología inteligente. Puede eliminar las conjeturas de este proceso asociándose con Encore. Podemos ayudarlo a aprovechar al máximo su espacio con soluciones tecnológicas estéticamente limpias y de aspecto profesional. Estas son algunas de nuestras principales recomendaciones:
Excitación de combustible en una conferencia de varios días
- Eliminar el desorden de la habitación
Cree más espacio en el piso para asientos y elimine el desorden de la habitación con un proyector de tiros cortos y una pantalla de tensión. Esto no solo expande su capacidad de reunión, sino que también crea un entorno visualmente más atractivo para los participantes. Con esta configuración consolidada, no hay un proyector, cables o carros visibles que ocupan espacio y distraen de su programación. - Use audio de calidad
No pierda oportunidades de interacción o compromiso al pasar por alto la importancia de las soluciones de audio de alta calidad. Si los participantes se esfuerzan por escuchar a su presentador, es menos probable que comprendan o se conecten completamente con su contenido. Opta por un altavoz con alimentación compacta para asegurarse de que su mensaje esté entregado y claro. - Personaliza tus elementos visuales
¿Quieres que tu reunión sea más memorable? Aproveche los acentos de diseño inteligentes que pueden dejar una impresión duradera. Las faldas de pantalla de marca son una manera perfecta de hacer esto. Pueden presentar logotipos de la empresa u otros diseños relevantes para el tema de su reunión para reforzar visualmente una marca o idea.
2. Elevar el ambiente
Al tomar decisiones de diseño de reuniones intencionales, no pase por alto el poder del color para afectar las emociones de los asistentes. Luces LED son una excelente herramienta para esto. Pueden cambiar los tonos instantáneamente para alterar el ambiente de su evento y obtener ciertos sentimientos en sus participantes. Simplemente use un control remoto o inalámbrico IR para cambiar su color en la señal.
Esta solución económica también es ideal para pequeños espacios de acento. Las luces LED pueden caber en casi cualquier lugar con su huella de 3.5 en x 3.5. ¿Otra ventaja? Las luces LED usan menos energía que la mayoría de las otras soluciones de iluminación, lo que puede ayudar a elevar el factor “verde” de su reunión. Con una variedad de opciones LED para elegir, nuestros expertos pueden ayudarlo a crear un entorno que inspire todo, desde la emoción y la creatividad hasta la crítica y el análisis, todo con el clic de un botón.
3. Aumentar las oportunidades de compromiso
Un tema común para conocer profesionales, sin importar el tamaño de su audiencia, es el deseo de impulsar la participación de los participantes. Con una plataforma de eventos, puede proporcionar herramientas fáciles de usar pero poderosas que permiten a los participantes conectarse entre sí y su contenido. Chime Go℠ Por Encore es una aplicación de eventos de arranque rápido y totalmente respaldada que equipa a los usuarios con información clave, desde agendas y mapas hasta foros hasta herramientas de preguntas y respuestas, todo organizado en un centro y marcado con su logotipo. Se puede cambiar en tan solo cuatro días hábiles, lo que lo hace ideal para los planificadores que navegan por horarios de entrega cortos, y proporciona una forma fácil, asequible y profesional de agregar un nuevo nivel de compromiso a pequeñas reuniones.
Con Chime Go, puede elevar la experiencia para los participantes con un sitio de eventos fácil de usar y características interactivas como:
- Acceso previo al evento y en el sitio
- Agendas digitales y mapas detallados
- Preguntas y votantes en vivo
- Transmisiones en tiempo real que permiten a los asistentes o presentadores unirse de forma remota
- ¡Análisis en vivo para ver los niveles de compromiso, capturar preguntas formuladas y más!
En lugar de que su audiencia digiera contenido pasivamente, las herramientas digitales de la plataforma de eventos pueden ayudar a ofrecer mayores formas para que los participantes interactúen con su programación a lo largo de la experiencia, y directamente desde su propio dispositivo inteligente.
4. Establezca el tono con música
“No tener música crea un vacío que no estás acostumbrado a tener en la vida cotidiana cuando vas a espacios públicos”. dice Nick Greene, Encore Product Manager para audio y potencia. “Crea un silencio incómodo … imagine aparecer en una reunión de la compañía a las 8 a.m. y entrar a una habitación vacía sin música. No habrá energía”.
Asegúrese de crear una atmósfera que respira nueva vida en su pequeña reunión con las pistas perfectas de establecimiento de tono. Música de encore Proporciona canciones exitosas de los artistas populares de hoy, ya licenciados y listos para tocar. Con cientos de listas de reproducción curadas para elegir, seleccione la banda sonora perfecta para su reunión para mejorar la experiencia y curar su estado de ánimo deseado. Ya sea que esté buscando un ritmo optimista para vigorizar las discusiones, el jazz suave para introducir temas que provocan la reflexión o incluso una pista de baile festiva para energizar a su audiencia después de un largo día, Encore Music ofrece una amplia gama de opciones creativas para satisfacer sus necesidades, y sin que tenga que obtener una licencia musical separada como lo haría con un servicio de transmisión genérico o brindando su propia música.
5. Entregue contenido memorable
Al planificar su pequeña reunión, mejorar visualmente su contenido es muy útil para ayudar a causar una impresión duradera y asegurarse de que no se caiga. Amplifique sus presentaciones, con un impacto mínimo en su presupuesto, con nuestro autoservicio creativo. Podemos equiparlo con diapositivas de plantilla PowerPoint diseñadas profesionalmente con tres elementos coincidentes: un bucle de logotipo, video de introducción y título de altavoz. Los elementos están diseñados para usarse juntos para una transición perfecta, pero también se pueden usar individualmente para adaptarse a varios requisitos de visualización.
¿Tienes otra idea creativa que te gustaría dar vida? Una pequeña reunión no tiene que significar posibilidades limitadas. Nuestro equipo de diseñadores experimentados puede trabajar en estrecha colaboración con usted para crear impresionantes gráficos y videos adaptados específicamente para satisfacer sus necesidades y presupuesto, desde logotipos e invitaciones hasta videos y presentaciones personalizadas.
6. Proteger contra las interrupciones en Internet
Ya sea que necesite asegurarse de que la presentación multimedia de un orador funcione sin problemas o que los asistentes en persona puedan descargar una aplicación de eventos, Internet sin interrupciones, seguro y confiable es esencial para el éxito de su pequeña reunión. También se ha convertido en una gran parte de las expectativas de los asistentes, con el público que ahora cuenta con capacidades de transmisión ininterrumpidas en múltiples dispositivos, incluidas computadoras portátiles, teléfonos inteligentes y tabletas, como parte de su experiencia.
Como su socio estratégico, Encore proporciona Internet rápido y sin problemas, la mejor conectividad en su clase y un amplio soporte técnico para proteger contra cualquier retraso vergonzoso y garantizar que el enfoque permanezca en su mensaje.
Las expectativas dinámicas requieren soluciones dinámicas
Atrás quedaron los días en que las pequeñas reuniones significaban expectativas reducidas. Los asistentes de hoy tienen expectativas dinámicas que no se pueden cumplir sin las herramientas adecuadas. Ya sea que esté enfocado en ofrecer una sensación de alta producción, mejorar el compromiso o establecer el ambiente perfecto, tener las soluciones tecnológicas adecuadas es clave para nivelar cualquier experiencia de reunión pequeña y transformarlo de mundano a memorable.
Solicitar un consulta gratuita Con nuestros expertos para obtener más formas de ayudarlo a ofrecer resultados de reunión de pequeñas reuniones sobresalientes. Nos encantaría discutir sus necesidades específicas y capacitarlo para ofrecer una experiencia que se conecta e inspire.