4 preguntas para comenzar
Covid-19 ha significado un aumento sin precedentes en el número de reuniones generales anuales virtuales en todo el mundo. Incluso los mercados que una vez solo permitieron las reuniones de accionistas o miembros de la votación en persona ahora están considerando formatos híbridos.
Entonces, ¿qué constituye exactamente una AGM híbrida?
Una reunión general anual híbrida es una AGM que tiene asistentes en la habitación y asistentes remotos que participan a través de una plataforma de eventos virtuales. Como cualquier tipo de evento híbrido, es la combinación de la experiencia en la habitación y en línea lo que lo hace híbrido.
Estos dos grupos de audiencia pueden solicitar tanto a los accionistas como a la junta directiva de la compañía y a otras partes interesadas. Por ejemplo:
- Asistentes en la habitación y virtuales con la Junta Directiva que asisten a la persona
- Asistentes en la habitación y virtuales con todos, o algunos de los directores que asisten prácticamente.
A diferencia de otros eventos electivos, los AGM son un requisito legal de las empresas que cotizan en bolsa y vienen con una variedad única de requisitos. Este nuevo modelo híbrido presenta a los planificadores de la AGM un conjunto completamente nuevo de desafíos y consideraciones.
Para ayudarlo con su planificación, aquí hay cuatro preguntas de inicio útiles sobre Cómo planificar una reunión general anual híbrida.
¿Cómo comienzas a planificar una reunión general anual híbrida?
1. ¿Cuántos accionistas y oradores necesitaré permitir y dónde se encuentran?
Las dos primeras partes de esta pregunta que puede determinar de manera bastante simple. Una vez que tenga su posible tamaño de la audiencia posible, debe tener en cuenta sus tasas de asistencia promedio, así como la capacidad de su lugar. Con las restricciones de viaje actuales en su lugar, debe permitir que una mayor parte de los accionistas asistan virtualmente. Del mismo modo, dependiendo de la ubicación de los miembros de su junta u otros oradores, pueden optar por asistir a persona en el lugar o virtualmente a través de un video de transmisión en vivo o pregrabado.
Comprender los números que deberá permitir no solo ayudarán con la selección del lugar, sino también qué tipo de plataforma de eventos virtuales y alojamiento que necesitará para el componente virtual. Por ejemplo, una audiencia virtual de solo 20 requiere mucho menos poder y soporte técnico que una AGM de 10,000 accionistas con los asistentes que transmiten desde diferentes ubicaciones.
Una vez que tenga una idea de quién estará dónde y cuántos estarán allí en persona, así como asistir o presentar virtualmente, esta información ayudará a formar la base de sus requisitos técnicos para su socio de producción híbrido de AGM.
2. ¿Qué requisitos de participación de AGM necesito considerar?
La clave para ejecutar una AGM híbrida efectiva es utilizar tecnología híbrida que no interrumpa la experiencia en la habitación, pero que también fomenta la participación para los asistentes virtuales. Como se mencionó anteriormente, la comprensión de cuántos accionistas asistirán en persona versus prácticamente ayudarán a identificar qué solución virtual satisfará sus necesidades.
¿Qué plataforma de eventos híbridos elegirás?
Con muchas soluciones disponibles, encontrar la plataforma de eventos virtuales correctos para sus necesidades puede parecer abrumador. Un lugar obvio para comenzar es preguntar a la tecnología de eventos interna y el proveedor de servicios de su lugar si ofrecen uno. Encore está interno en más de 100 lugares en Australia y cuenta con una galardonada plataforma de eventos interactivos, Chime Live. La plataforma ya se ha utilizado para cientos de AGM híbridos y virtuales en todo el mundo porque ofrece una experiencia virtual, que es atractiva, flexible y compatible con un equipo de expertos. Combina la transmisión de video de alta definición con un conjunto de características interactivas como encuestas en vivo, preguntas y respuestas, biografías de altavoces, documentos y más. Es importante destacar que tiene todos los protocolos de seguridad establecidos legalmente para organizar AGM en línea.
¿Es segura la plataforma?
Como el contenido confidencial de la compañía se comparte junto con decisiones importantes tomadas durante los AGM, deberá obtener una plataforma o una solución integrada que permita registros virtuales seguros para garantizar que las personas correctas realmente asistan y voten. Su socio de producción de AGM podrá proporcionar una solución para administrar esto tanto en persona como prácticamente.
Acceder y compartir documentos, videos y recursos de la empresa
Si la compañía quiere compartir documentos, videos y otros informes de la compañía, deberá considerar cómo los asistentes en persona y virtuales accederán a estos. Además, es posible que desee pedir a los asistentes que completen una encuesta sobre cómo encontraron la experiencia y cualquier mejoramiento que pueda hacerse. Recomendamos adaptar estas encuestas a las diferentes audiencias, ya que algunas preguntas serían irrelevantes. Una plataforma como Chime Live puede proporcionarle dos versiones de encuestas para que sus grupos de audiencia accedan digitalmente.
¿La plataforma permite la votación de los accionistas tanto en la habitación como virtualmente?
Las sesiones de votación y de preguntas y respuestas generalmente se requieren en AGM. Su plataforma de eventos virtuales deberá poder facilitar esto con todos los protocolos de seguridad y moderación en su lugar. Por ejemplo, limitar la votación a solo aquellos miembros que permitan votar, así como poder emitir un solo voto de forma anónima. La belleza de un sistema de votación en línea significa que sus accionistas en persona pueden emitir sus votos utilizando un dispositivo habilitado para Internet como su tableta o teléfono inteligente. Del mismo modo, para la sesión de preguntas y respuestas en lugar de correr alrededor de la habitación compartiendo un micrófono que va en contra de las reglas de seguridad Covid, sus accionistas en la habitación pueden hacer sus preguntas utilizando la función de preguntas y respuestas virtuales en la plataforma virtual. Un moderador designado debe estar disponible para las preguntas de VET antes de enviar en vivo a la pantalla.
3. ¿Qué desafíos podrían enfrentar los accionistas o miembros de la junta?
Los desafíos pueden variar desde problemas de ancho de banda hasta programar contenido en diferentes zonas horarias. Esto es particularmente desafiante cuando sus accionistas son internacionales. En ese caso, probablemente habrá latencia (retraso) para lidiar, que sus presentadores y operadores necesitan conocer de antemano. Se vuelve esencial para los presentadores u operadores en vivo tener estos detalles al recopilar comentarios de la audiencia, como cronometrar una pregunta de encuesta y determinar cuánto tiempo permanece abierto.
¿Qué restricciones covid y consideraciones de higiene afectarán su evento?
Los asistentes en persona querrán tranquilidad de que su salud y seguridad son de la más alta prioridad. Debido a las recientes adaptaciones de la industria del evento al combate Covid-19, esto seguirá siendo importante durante algún tiempo. Bis Meetsafe Las pautas proporcionan las mejores prácticas en el diseño y entrega de AGM y eventos seguros de todo tipo. Las pautas aseguran que los eventos se entreguen de forma segura en el panorama cambiante para reuniones y eventos híbridos en vivo, virtuales e híbridos. Las pautas se desarrollaron con cuatro áreas clave de diseño de eventos y entrega en mente:
- Diseño de la habitación
- Flujo de tráfico
- Mejoras tecnológicas
- Pautas de limpieza.
Prepárese para hacerles estas preguntas a su socio de producción de eventos y cómo pueden ayudar a mitigar los desafíos de forma remota y en persona para garantizar una experiencia positiva para sus asistentes a la AGM. La buena noticia, uno de los mayores beneficios de ejecutar una AGM híbrida radica en la capacidad de poder pedir a algunos accionistas que asistan virtualmente si las restricciones cambian drásticamente.
En el otro lado de la moneda, agregar un elemento virtual puede ser desalentador, así como a los miembros de la junta, a quienes pueden estar obligados a asistir virtualmente. Fomentamos encarecidamente a la asociación con una compañía de producción experimentada que puede proporcionar ensayos, gestión de etapas virtuales y soporte técnico en el sitio. Incluso el concepto de un evento híbrido seguro a Covid es difícil de imaginar para aquellos que no están familiarizados con el modelo. Si enfrenta dificultades para obtener el diseño AGM híbrido sobre la línea con la Junta Directiva, considere presentarles una representación 3D realista del evento.
Compruebe dos veces y verifique nuevamente los protocolos de seguridad en su lugar
La seguridad es uno de los elementos más importantes al organizar una AGM híbrida. Asegurar que su plataforma virtual sea segura, así como cualquier software integrado (si utiliza un proveedor de terceros) es fundamental para la integridad de la compañía y el éxito de la AGM. Un proveedor de tecnología AGM híbrido experimentado ya tendría todas las medidas relevantes para mantener la AGM segura de las plataformas anti-Hack, a protocolos de seguridad ajustados para asegurar redes basadas en la nube. La grabación del evento es otra medida de seguridad para permitir que la AGM se audite instantáneamente, permitiendo una revisión completa de todo el evento y la capacidad de identificar las actividades y la asistencia de cada miembro. Como cortesía, debe notificar a todos los asistentes al comienzo de la AGM que el evento se está registrando para su seguridad. Hable con su socio de tecnología de eventos para descubrir qué protocolos de seguridad tienen para sus plataformas.
¿Qué características de accesibilidad tiene la plataforma de eventos virtuales?
La accesibilidad es otro elemento importante para garantizar que su AGM atienda las necesidades específicas de los asistentes. Hay una gama de características de accesibilidad que se pueden incorporar a la experiencia en la habitación, así como a través de la plataforma de eventos para garantizar que todos estén contados. Desde algo como zoom como simple, control de audio, tamaño de fuente y tipo de letra, hasta el idioma de signo, traducciones y subtítulos. Discuta las opciones con su socio de producción para ver qué es lo correcto para las partes interesadas de su empresa.
4. ¿Cómo entregarán los miembros de la junta su contenido?
La naturaleza de los eventos híbridos significa que tendrá que permitir tanto los servicios de producción en persona como virtuales. Dependiendo de cómo los miembros de su junta planeen presentarse, deberá considerar el aspecto del escenario, así como un telón de fondo virtual para aquellos que se presentan virtualmente. Con las restricciones aún en juego, asegúrese de seguir el plan Covid-Safety de su lugar y socio de producción de eventos al diseñar el escenario, busque para garantizar que haya un espacio adecuado, medidas de higiene, etc.
¿Qué telón de fondo o estudio virtual usarás?
Para consistencia, es mejor cuando el escenario parece imitar entre sí. Mientras estás limitado a lo que está disponible para el aspecto del escenario en la habitación, Etapas de presentación Tener la capacidad de incorporar una gama de activos digitales en los fondos, como videos integrados, gráficos animados, microsites y más. Incluso pueden cambiar en apariencia para adaptarse al tema de la presentación. Un básico Etapa de presentación La configuración generalmente consiste en un telón de fondo estático o pantalla verde y escritorio con el presentador y el equipo de producción. Sus altavoces tienen la oportunidad de transmitir en vivo su presentación o pregrabarla y alojarla en la plataforma virtual. Si está buscando algo que se destaque, Encore tiene una variedad de entornos de etapa de presentación que varían en tamaño, tecnología y opciones de contenido personalizado. Si bien es extremadamente impactante, este tipo de entorno requiere ensayo y tiempo de producción antes de su AGM.
Haga que su AGM esté disponible a pedido
Siempre que sea posible, le recomendamos que haga que el contenido esté disponible a pedido. Por un lado, proporciona longevidad a su contenido, así como un archivo de la AGM para fines de auditoría.
La Take Away – AGM híbridas está aquí para quedarse.
Una reunión general anual híbrida proporciona una solución para mantener a sus partes interesadas sintiéndose conectadas, al tiempo que permite que todos los accionistas o miembros asistan a pesar de cambiar las restricciones. Responder estas cuatro preguntas es un gran lugar para comenzar al planificar una AGM en persona, híbrida o totalmente virtual. Armarse con respuestas detalladas contribuirá en gran medida a las principales discusiones con posibles proveedores de producción. Elija una compañía de producción de eventos de servicio completo experimentado para ayudarlo a guiarlo a través del proceso de planificación y proporcionar un servicio perfecto para todas sus necesidades.