Preguntas que debe hacer a sus interesados ​​en su reunión clave y al evento.

¿Cuál es el resultado previsto de la reunión?

“Muchas personas se sienten cómodas para unirse a una reunión de la oficina, no tiene que pensar en producir algo que sea exagerado”, dice Johnsen.

Saber si el evento es transaccional, táctico o debe ser experimental y atractivo lo ayudará a identificar los costos adicionales necesarios para lograr esos objetivos.

¿Cuál es el mensaje que está tratando de entregar? ¿Y cómo quiere que los participantes interactúen con ese mensaje y entre ellos?

“Una sesión de educación no necesita mucha fanfarria que necesitaría para una revelación de productos de alta gama”, dice Johnsen. Saber cómo desea entregar el mensaje también lo ayudará a centrar su atención en diferentes elementos del diseño creativo, técnico y de producción de la reunión o evento.

Una vez que haya identificado los resultados previstos y el mensaje que está tratando de entregar, eso lo ayudará a identificar el tipo de plataforma que necesita. Algo básico como Zoom, Microsoft Teams o Google se encuentran es adecuado para la mayoría de las reuniones educativas e informativas. Cuando use plataformas de reuniones virtuales como Zoom o equipos, puede combinar con las características de su socio de tecnología de eventos para crear una conexión más perfecta entre el evento físico en la habitación y la tecnología virtual mientras mantiene a todos los asistentes comprometidos.

Si necesita citas individuales, cabinas virtuales de ferias comerciales o interacciones como encuestas emergentes, es posible que necesite una plataforma con características más intermedias o avanzadas. Si no está seguro de cómo clasificar las opciones, aquí es donde un Proveedor de tecnología de confianza como Encore puede ayudarlo a tomar las decisiones correctas.

¿Quiénes son las personas que necesitamos tener en esta reunión en persona?

“Una reunión híbrida puede ayudarlo a llegar a más personas, y eso hace que su reunión sea más accesible”, Johnsen dice. Las personas que pueden no haber podido viajar a su evento antes, o que dudan en asistir a reuniones en persona ahora, pueden asistir virtualmente.

“Esta es una forma muy aceptable para que las personas se reúnan, y les guste o no me guste, no veo que desaparezca”. Johnsen dice. Tener menos personas en el sitio también puede ser algo bueno. “El público más pequeño significa costos más bajos en persona”.

Pregúntele a sus partes interesadas que realmente necesitan estar en el sitio en comparación con la parte de su audiencia de observación remota. “La cantidad de personas y las personas adecuadas que asisten es más importante que nunca”.

¿Qué pretendes hacer con el contenido grabado?

“Si no planea usarlo nuevamente, eso podría afectar el nivel de producción que aplicará a ese evento”. Johnsen dice. Pero si ya está transmitiendo contenido e invirtiendo en todas las cámaras, iluminación y refuerzo de sonido, debe hacer que se vea bien, ¿por qué no crear una estrategia de marketing de contenido posterior al evento?

“Aproveche el costo que ya está gastando para grabar el evento, y volver a empaquetar y reutilizar el contenido”. Johnsen dice.

¿Puedes organizar a las personas en múltiples ubicaciones?

¿Tienes que llevar a la audiencia en persona a una ubicación? ¿O puede utilizar un enfoque descentralizado que conecta múltiples ubicaciones físicas con el grupo virtual que participa en la reunión o evento? Como organizadores del evento, adoptar un enfoque descentralizado puede compensar los costos de viaje y reducir la huella de carbono de su evento.

¿Quieres que la experiencia virtual sea igual a la experiencia del evento en persona?

Los costos de producción de eventos híbridos son escalables. Pero si invierte mucho en el evento en vivo en persona y escatima en el componente virtual, puede crear una experiencia de evento desigual. “Si vas a tener un alto valor de producción en el salón de baile”, Johnsen dice, “Invierta en la experiencia virtual también agregando cosas como tercios inferiores”.

La mejor manera de combinar los componentes virtuales y en persona en una experiencia de evento híbrido sin problemas es encontrar el socio de producción correcto.

“Desea trabajar con un proveedor con un vasto inventario, un profundo conocimiento de las plataformas y años de experiencia”. Johnsen dice. “Plataforma y proveedores de producción: si no están conectados, entonces puede crear una desconexión”.

El Equipo de encore , líderes en la industria del evento, no solo proporciona plataformas híbridas y virtuales, sino que también proporcionan tecnología en el sitio y asistencia de producción, así como soluciones creativas de eventos que pueden llevarlo desde la planificación inicial hasta la ejecución de eventos y el reempaquetamiento de contenido de postproducción. Muéstrenos cómo y dónde se presentará durante sus reuniones y eventos compartiendo su evento reciente o próximo en las redes sociales ( Facebook , LinkedIn , Instagram y X ) con el hashtag #Being Thhere .