Cuando es hora de seleccionar su lugar, una visita al sitio es uno de los pasos más críticos. No solo puedes pisar físicamente tu espacio e imaginar que tu evento cobra vida, sino que es una oportunidad para hacer las preguntas más importantes con tu posible equipo de lugar.
¿Vas a una visita al sitio? ¡Haga estas 5 preguntas clave!
octubre 26, 2023
Desafortunadamente, muchos de nosotros estamos ocupados con los detalles de los contratos espaciales y los mínimos de alimentos y bebidas, que nuestro tiempo con los proveedores de AV a menudo se acorta. En su próxima visita al sitio, asegúrese de apretar algún tiempo con su compañero AV y hacer estas preguntas para garantizar un evento exitoso.
¿Qué recomendaría para tener un mayor impacto con mi presupuesto?
Si solo hace una pregunta, esta es. Como planificadores, por supuesto, tenemos ideas directamente con un tablero de inspiración, pero nadie conoce el espacio mejor que un equipo de experiencia en eventos en el lugar. Durante la visita de su sitio, discuta su visión y pregunte qué harían para que funcione dentro de su plan y presupuesto.
Debido a que han trabajado tantos eventos dentro del espacio en el que se encuentra, pueden tomar la base de su plan inicial y elevarlo, ya sea que se encuentre pantallas de manera diferente para nuevos puntos de vista o pruebe nuevos niveles de asientos. Esta discusión puede cambiar toda la dirección de su evento y catapultarlo a nuevas alturas.
¿Qué otros servicios ofrecen?
En estos días, las empresas AV hacen mucho más que solo audiovisual. Con la teleconferencia, el diseño de contenido e Internet del evento, la misma compañía probablemente podrá proporcionarle casi todo lo que necesita para su evento. Por lo tanto, antes de comenzar el proceso exigente de buscar cotizaciones de tecnología adicional, asegúrese de explorar la oportunidad de aprovechar a su socio interno.
¿Hay alguna nueva tecnología emocionante que pueda emplear?
Es el viejo adagio de “Si no preguntas, no lo sabes”. La tecnología cambia rápidamente, y puede haber algo nuevo en el horizonte ofrecido por su socio de eventos. Tal vez es una nueva aplicación de compromiso móvil que podría ser una excelente manera de mostrar valor de reunión a sus partes interesadas. Su proveedor estará ansioso por hablar con usted sobre todo lo que tienen, ¡solo tiene que preguntar!
¿Quién será mi punto de contacto y qué tan prácticos serán?
No espere hasta que ya haya firmado un contrato para hacer esta pregunta (o peor, hasta que haya un día de crisis). Pregunte por adelantado qué tan grande es su equipo y quién manejará qué partes de su reunión. También es una buena idea averiguar si todo el equipo estará en el sitio, o si hay un equipo fuera del sitio (por ejemplo, En el caso de Internet), Entonces sabes exactamente lo que estás tratando con entrar en tu reunión y quién está primero.
¿Qué información necesitas de mí?
La comunicación es una calle de dos vías, y su socio de eventos también puede tener algunas preguntas para usted que generarán algunas ideas. Asegúrese de abrir la conversación y asegúrese de que tengan una comprensión completa de lo que está tratando de lograr por adelantado para evitar complicaciones más adelante.
Comida para llevar
Armarse con estas preguntas para su socio de eventos durante la visita de su sitio puede infundir confianza en su decisión con la selección del lugar y garantizar un evento perfecto desde el principio con un equipo que comprenda sus objetivos.