Libro de jugadas del planificador de eventos: estrategias para disparar su ROI y ROE

Cuando se trata de reuniones de informes posteriores al evento, la mayoría de sus compañeros no solo informan sobre cómo su evento apoyó el crecimiento de los ingresos o los objetivos estratégicos, sino también cómo elevaron el compromiso y la satisfacción de los asistentes.

De hecho, dos de cada tres planificadores informan sobre el ROI, mientras que el 55 por ciento informa sobre ROE.

Anteriormente cubrimos ideas sobre Los planificadores de métricos comunes de ROI y ROE Junto con una visión de alto nivel de las estrategias de refuerzo de eventos y ROE que puede comenzar a usar para elevar su impacto.

Ahora estamos observando más de cerca cómo actuar esas estrategias para amplificar tanto el ROI como el ROE, e influir en el éxito del evento con experiencias impactantes.

Estrategias ganadoras para impulsar el ROI de eventos

1. Presente las invitaciones y procesos de check-in 

Desafío del planificador: Una parte crucial del ROI es calcular el costo por asistente. Sin una herramienta automatizada, los planificadores se quedan tratando de dar sentido a este número más importante con procesos flojos e ineficientes: hojas de inicio de sesión, personal manual, información incompleta de encuestas o estimaciones limitadas basadas en la capacidad del lugar, ninguna de las cuales conduce a cifras sólidas.

Intentar: Simplifique las invitaciones de eventos y los registros para los recuentos y informes precisos de los asistentes. Esto no solo reduce los errores, sino que le ahorra un tiempo valioso y mejora la experiencia del asistente.

El héroe en tu kit de herramientas: Una herramienta de invitación y check-in de eventos, como RSVP encore. Esta herramienta no solo le brinda una plantilla precisa, sino que maneja el trabajo preliminar para invitaciones de invitados sin problemas, gestión de asistentes y verificaciones eficientes en el sitio.

Úselo para:

• Habilitar una experiencia optimizada y personalizada
• Proporcionar a los asistentes instrucciones claras
• Reducir los tiempos de espera para los registros en el sitio

La automatización de estos procesos reduce las tareas que de otro modo realizaría manualmente, minimiza los errores y ahorra un tiempo valioso tanto para usted como para sus asistentes, lo que lleva a tasas de asistencia más altas y referencias positivas de boca en boca, todas las cuales contribuyen a un mejor éxito de eventos y un ROI.

2. Aprovechar el análisis de datos

Desafío del planificador: ¿Un artículo grande en cada revisión posterior al evento? El resultado final. Las partes interesadas esperan que los planificadores se comuniquen:

• • La cantidad total de ingresos generados en comparación con el presupuesto total
  • Asignaciones de gastos
  • La inversión que impartió el mayor impacto en los asistentes

Es posible que conozca el total de dólares gastados, pero para abordar con confianza cualquier pregunta financiera adicional, necesitará información confiable y fácil de entender para respaldar sus respuestas.

Intentar: Aprovechando los conocimientos de datos para informes y recomendaciones posteriores al evento basado en evidencia.

El héroe en tu kit de herramientas: Una aplicación para el evento, como Chime Live℠, reúne datos procesables sobre el comportamiento de los asistentes, el compromiso de la sesión y el rendimiento del evento.

Consulte su tablero de análisis en vivo en cualquier momento durante o después del evento para obtener una visión clara de la cantidad de asistentes iniciado, participación de la sesión, interacciones con contenido y comentarios de la audiencia.

Cuando llegue el momento de ese gran informe posterior al evento, tendrá la información que necesita para mostrar qué sesiones o actividades resonaron más con los asistentes. Esto le permite asesorar cómo asignar recursos de manera más efectiva a las áreas de alta participación para que los eventos futuros de su organización estén preparados para una asistencia óptima y un ROI maximizado.

3. Aumentar la visibilidad del patrocinio

Desafío del planificador: Demostrar un claro retorno de la inversión a los patrocinadores es crucial tanto para el ROI como para mantener contribuciones de patrocinadores beneficiosas en el futuro.

Los patrocinadores aumentan los eventos con fondos esenciales, recursos mejorados, un alcance más amplio y una mayor credibilidad, beneficiando tanto a los organizadores como a los planificadores. Pero, ¿cómo se cumple con las expectativas de los patrocinadores e involucra al público de sus clientes para aumentar sus ventas mientras equilibra la integridad de los eventos y la experiencia de los asistentes?

Intentar: Asegure la visibilidad del patrocinador a través de las pantallas digitales cautivadoras. Use medios dinámicos para que los mensajes de sus patrocinadores realmente canten. Estos son más efectivos en las áreas de alto tráfico que aumentan las impresiones publicitarias, una métrica clave para el valor del patrocinio.

Al aprovechar las pantallas digitales dinámicas, los patrocinadores obtienen una visibilidad mejorada sin eclipsar su programación. Mientras tanto, los asistentes disfrutan de una experiencia de evento más atractiva.   

El héroe en tu kit de herramientas: Introducir a las marcas patrocinadoras de manera creativa mientras captura la atención de los participantes con la señalización digital.

Más allá del contenido convincente, la señalización interactiva Encore proporciona métricas de compromiso, lo que le permite informar sobre la efectividad de la publicidad de la pantalla.

¿Por qué debería incorporar la tecnología en las promociones de su patrocinador? Eventos aprovechando la tecnología para las activaciones de patrocinio experimentó un Aumento del 20 por ciento en satisfacción del patrocinador. Y los patrocinadores satisfechos tienen más probabilidades de invertir en eventos futuros.

Estrategias ganadoras para impulsar el huevo de eventos

1. Aumentar las oportunidades de interacción

Desafío del planificador: La participación de los participantes es un objetivo de evento principal para los organizadores, ya que influye en la satisfacción de los asistentes y el éxito general del evento.

Con el de hoy Atención más corta se extiendey mayores expectativas post-pandemias para eventos en persona, los planificadores enfrentan el desafío de agregar emoción e interacción a las sesiones para mantener a los participantes interesados ​​e involucrados.

Intentar: Fomentar la participación activa a través de las encuestas en vivo y las sesiones de preguntas y respuestas, mejorando la satisfacción del asistente y el ROE del evento.

El héroe en tu kit de herramientas: Integre una aplicación para eventos, como Polling+ o Chime Live℠, Para facilitar la participación de la audiencia, fomente la interacción y fomente las discusiones animadas entre los participantes. Hazlo todo con un toque de un botón con:

• Preguntas y respuestas en vivo/encuestas: Facilitar divertidos rompehielos para que los asistentes se calenten, abran el diálogo con preguntas y respuestas en tiempo real y encuestas, y permiten a los participantes responder a temas con emojis.
• Personalización de contenido: Los participantes pueden sugerir temas que desean discutir con la herramienta de temas emergentes. Pueden votar a los que encuentran más relevantes. ¿Proporcionar recursos suplementarios? Ofrezca fácilmente contenido dirigido a diferentes segmentos de audiencia dentro de la aplicación. Esta personalización les permite saber que los ve y comprende sus necesidades para fomentar un sentido de pertenencia.
• Chat en vivo: Habilite el chat en vivo para que los asistentes se comuniquen entre sí y con los altavoces. Además, conéctese sin problemas con las plataformas de redes sociales para compartir e interacción.

Estas características mantienen a los participantes involucrados activamente en su programa e impulsan el compromiso, subterráneamente el éxito de su evento y los altos resultados de ROE.

2. Involucrar los sentidos para mejorar el aprendizaje

Desafío del planificador: Un aspecto clave de ROE es su impacto educativo. Esto puede evaluarse mediante retención de información o el número de créditos de educación continua (CEUS) ofrecida/registrada para. Para mejorar estos resultados, su desafío es garantizar que sus sesiones educativas estén preparadas para el éxito.

Si su enfoque para el intercambio de conocimientos no cautiva a los participantes, corre el riesgo de que los ojos de los asistentes se acrusionen exactamente en el momento en que espera intrigarlos con aprendizajes.

Intentar: Diseño entornos de eventos inmersivos que involucran los sentidos. Estas sesiones multisensoriales mantienen a los asistentes comprometidos con contenido educativo, al tiempo que influyen en lo bien que lo recuerdan.

¿Por qué experiencias inmersivas?

• Un estudio encontrado que el aprendizaje inmersivo puede aumentar las tasas de retención de hasta el 75 por ciento.
• El 85 por ciento de los planificadores creen que las experiencias inmersivas fomentan una mayor participación de los asistentes, según Encore Research.

El héroe en tu kit de herramientas: Incorpore elementos que involucren los sentidos y literalmente sumerja a los asistentes en su narración. Tu misión? Transforme la experiencia en algo realmente memorable.

Algunas ideas para inspiración? Traiga a su audiencia junto con sus altavoces mientras entregan su mensaje. Transporta a los participantes a islas exóticas, planetas lejanos o espacios emocionales convincentes con paredes de video LED envolventes.

Otra táctica? Marque la energía o cree un ambiente relajante creando un baño de sonido con altavoces superiores que muevan la música en una ola de un lado de la habitación a otro.

¿Interesado en hacks de experiencia más inmersivos? Mira las formas de Aumentar el aprendizaje y el compromiso con las experiencias multisensoriales.

3. Aproveche la red de “emparejamiento” herramientas 

Desafío del planificador: Una de las partes más valiosas de las experiencias en persona para los asistentes son las conexiones que hacen en los eventos. Su programa necesita equilibrar la interacción estructurada con conexiones orgánicas, para garantizar que los asistentes obtengan el mayor valor de sus sesiones. El éxito requiere una curación cuidadosa y una facilitación dinámica para fomentar interacciones significativas.

Intentar: Mejora de cómo los asistentes se reúnen y se conectan con valiosos compañeros en su red. Asegúrese de que su estrategia de eventos incluya tiempo de agenda para establecer contactos e incorporar escenarios en su programa que alienten a los asistentes a mezclarse.

El héroe en tu kit de herramientas: Una aplicación de evento robusta, como Chime Live℠, Puede facilitar oportunidades de redes de “emparejamiento”, fomentar conexiones y promover la colaboración entre los asistentes.

Las funciones de redes personalizadas de Chime Live ayudan a los participantes a descubrir otros asistentes con los que están interesados ​​en conectarse, según la industria, los intereses, los títulos de trabajo y más.

Este “emparejamiento” más personalizado durante las sesiones de redes mejora las experiencias de los asistentes, lo que resulta en colaboraciones exitosas y la satisfacción de los asistentes enriquecidos, lo que aumenta el ROE y el ROI de las redes.

El poder de la asociación

Al implementar estas estrategias proactivas, los planificadores pueden desbloquear todo el potencial de sus eventos, impulsando tanto el éxito financiero como las experiencias excepcionales de los asistentes.

Elegir un socio de producción de eventos de servicio completo, como Encore, puede ser una parte invaluable de este viaje. Aproveche a los expertos para ayudar a establecer la estrategia de su evento y entregar las soluciones creativas, de producción y tecnología de extremo a extremo que respaldan sus objetivos de ROI y ROE.

Nos encantaría asociarnos en ofrecer un evento que resuene tanto con su audiencia como con su resultado final. Hacer clic aquí ¡Para programar una consulta gratuita!

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