Objetivo
A PCMA le gusta elevar el listón de lo que presentan cada año. Después de todo, producir eventos para profesionales de eventos no es fácil. A la complejidad se suma el hecho de que este es el primer año de Encore asociado con PCMA para producir este evento. Y la línea de tiempo fue condensada. Encore tenía cuatro en lugar de once meses para sacudir las cosas y hacer las cosas de manera diferente.
Otros objetivos:
- Crear una sensación de intimidad y conexión entre la audiencia y los altavoces/artistas
- Facilitar conexiones auténticas y rentables entre patrocinadores y participantes del evento
- Diseñe un espacio al aire libre que pueda facilitar las conversaciones, así como las activaciones de patrocinadores, las comidas y las etapas educativas.
Solución
Para acercar a la audiencia a los presentadores y artistas, Encore diseñó un escenario principal central con una pista baja que permitió al talento “entrar” a la audiencia. Encore también construyó una etapa lateral para que PCMA utilice para el entretenimiento y anuncios más tradicionales. Esta etapa lateral terminó proporcionando una solución dinámica para un desafío de última hora. Una semana antes de la carga, el miércoles Keynote notificó a PCMA que no podían viajar y que solo podían presentarse virtualmente. No contento con “zoom en” una persona tan importante, encore, tecnología instalada e iluminación en la etapa lateral que permitió al altavoz presentar como un holograma. Y la posición del escenario permitió al equipo Encore “ocultar” la configuración hasta la gran revelación.
Encore diseñó estratégicamente su tecnología de visualización para aumentar el factor de emoción a medida que los participantes entraron al espacio principal colocando columnas de bienvenida LED en una formación triangular. Esto no solo proporcionó oportunidades de marca, sino que también canalizó el tráfico alrededor de las posiciones centrales de la cámara, creando una entrada más atractiva. Algunas de las características audiovisuales únicas incluían elementos escénicos digitales construidos con luces LED curvas, una mezcla de relaciones de aspecto tradicionales (16: 9) y no tradicionales (3: 1), luces LED y audio de calidad de concierto.
Uno de los mayores desafíos de diseño que enfrentó Encore fue cómo acomodar las comidas comunales concurrentes, las activaciones de patrocinador y las etapas educativas en el área masiva del paseo marítimo. El problema principal sería el ruido que podría afectar negativamente la calidad de las activaciones del patrocinador, las oportunidades de redes informales y el compromiso del alumno. Encore resolvió este problema proporcionando auriculares. Estos auriculares permitieron que los altavoces de bis a micrófono, pero transmitan el audio directamente a auriculares inalámbricos. Eso eliminó cualquier sonido de sonido de las etapas del espacio. Los auriculares también filtraron el ruido ambiental de las conversaciones del pasillo. Era una forma elegante de permitir a los participantes decidir si querían establecer contactos con otros durante una comida, entrevistar a los vendedores potenciales, ponerse al día con amigos o asistir a una sesión educativa, todo dentro del mismo espacio al aire libre.
Entre las activaciones del patrocinador en el Promenade se encontraba una cabina de Encore. Fue la primera gran oportunidad para que Encore introduzca a los profesionales de eventos a su nueva identidad de marca y capacidades ampliadas. El departamento creativo de Encore diseñó el stand y colaboró con Hargrove para construirlo y ejecutarlo. Un diseño exterior dinámico atraía a los participantes en el interior, donde descubrieron pantallas interactivas y un entorno cómodo en el que podían conectarse y refrescarse mientras aprenden sobre las soluciones de eventos de extremo a extremo de Encore.
Resultado
PCMA Convocating Leaders 22 atrajo a más de 2.500 profesionales de eventos de todo el mundo. Después de presenciar la sesión de apertura con Paula Abdul, la configuración de la etapa silenciosa, los gráficos de presentación digital y la activación dinámica de encore, los participantes siguieron preguntando: “¿Encore realmente hizo todo eso?”
La asociación brindó una oportunidad fantástica para Encore y sus divisiones Hargrove y CSI para mostrar la diversidad de los servicios creativos, de producción y tecnología que ofrece a una audiencia que es difícil de sorprender. Un elemento detrás de escena impulsado por Encore Backstage Tours aseguró que los estrategas de eventos digitales de PCMA pudieran aumentar su capacitación con ejemplos prácticos.
En general, la experiencia profundizó el encore y el compromiso de PCMA de ampliar la promesa de asociación para eventos futuros.
