Incluso el evento más pequeño puede implicar una sorprendente complejidad: tecnología innovadora, participantes remotos, sin mencionar los cambios en el sitio. Y con cada proveedor o socio de producción, ese nivel de complejidad se amplifica por la necesidad de administrar personas y procesos adicionales, expectativas y horarios de producción. Es por eso que, especialmente si tiene tiempo y recursos limitados, asociarse con un solo proveedor de producción de eventos para tejer todas sus necesidades creativas, de producción y tecnología hará que su vida (y la de su equipo) sea exponencialmente más fácil. Aquí hay tres formas inteligentes de aprovechar el poder de un solo socio de producción de eventos.
3 formas de simplificar la complejidad del evento
septiembre 11, 2023
1) Alinearse en la estrategia y las soluciones para mejorar la experiencia del participante
El mejor socio de producción de eventos estará con usted y su equipo desde el principio: conocer los objetivos, la historia y los patrones de su evento y cocrear la estrategia de eventos con usted. Comprender por qué se encuentra y qué está tratando de lograr los ayudará a hacer recomendaciones sobre cómo dar vida a su visión.
Si este socio puede administrar todo, desde el diseño/marca creativa hasta los conjuntos/decoración, el contenido de los altavoces y el entrenamiento hasta la producción y la tecnología en el sitio, entonces no tiene que preocuparse por reiterar su visión a cada proveedor. Su socio de producción de eventos une esa brecha, asegurando que todas las piezas dispares de su evento estén unidas bajo un paraguas coordinado y bien comunicado diseñado para ayudarlo a alcanzar los objetivos de su evento. Un solo proveedor también significa que no hay sorpresas: garantizarán que el software está actualizado, la sincronización de audio y video de presentación, SSO y API están integrados y más. Esto elimina muchas de las barreras para el disfrute de los asistentes a la experiencia cuando la infraestructura tecnológica está empedrada entre diferentes proveedores.
Se asegura una alineación aún mejor si su pareja tiene una relación con el lugar de anfitriones. Los socios integrados con su lugar anfitrión pueden facilitar las relaciones con el equipo del lugar y ayudarlos a alinearse con su estrategia de eventos, la experiencia y los objetivos de los participantes deseados. Los socios in-ates también tienen la pista interna sobre la identificación de posibles desafíos y proponiendo soluciones para anticipar sus necesidades. Por ejemplo, su conocimiento interno y las relaciones con los grupos de servicios hoteleros lo ayudan a maximizar los diseños de la habitación, las configuraciones, los giros rápidos, el flujo de espectáculos y el momento de los descansos y las comidas para que se sincronicen con otros eventos que ocurren en el lugar. Esto también les ayuda a solucionar problemas que generalmente aparecen durante los eventos en vivo. Esta optimización y alineación entre todos sus proveedores de eventos amplifica la naturaleza cohesiva de su evento, creando una experiencia verdaderamente memorable para sus participantes, así como una experiencia relativamente sin estrés para usted y su equipo.
Una vez que encuentre un socio de producción de eventos con el que trabaje bien, comprometerlos para que trabajen con usted en su cartera de eventos. Podrán rastrear métricas importantes por evento y año tras año que demostrarán cómo su trabajo contribuye a lograr los objetivos organizacionales. Y pueden garantizar la calidad, la facilidad y la consistencia de un evento a otro mientras crean una economía de escala en todos los lugares. Lo mejor de todo es que ya sabrán cómo le gusta trabajar, qué está tratando de lograr y lo que funciona o debe mejorarse de un evento a otro sin que necesite educarlos. Este tipo de relación proporciona una excelente experiencia del cliente que se traduce en eventos y resultados excepcionales, sin importar en qué parte del mundo los produzca.
2) Aprovechar la experiencia de los socios de producción
Un solo socio de producción no es solo un experto en tecnología de eventos. Marca creativa, presentaciones, exposiciones, eventos híbridos, aplicaciones móviles, sesiones generales o participación de la audiencia: comprenden equipos con experiencia en todas estas áreas.
El mejor socio podrá explicar las mejores, mejores y mejores soluciones para los aspectos creativos, de producción y tecnológicos de los objetivos de su evento y los parámetros presupuestarios. Si el compañero conoce el lugar, sabrán qué funciona en cada habitación y cómo mostrar que cada espacio se apague con su mejor ventaja. Es posible que puedan ofrecer servicios agrupados o paquetes de eventos especiales que no pueda encontrar en ningún otro lugar. También sabrán qué opciones podrían producir un resultado similar a un precio diferente, así que sea transparente sobre su presupuesto y otras limitaciones para que puedan personalizar las recomendaciones para usted. Hay un beneficio increíble en trabajar con un equipo que te conoce. Y quién puede replicar las mejores prácticas establecidas para sus eventos, sin importar dónde estén organizados.
Desea un socio cuyo equipo esté actualizado sobre las últimas tendencias, tecnologías, compromiso de la audiencia y estrategias de satisfacción del cliente. Al entrevistar a los socios potenciales, pregunte cómo los miembros de su equipo son educados y capacitados. ¿Qué tipo de inversiones de capital están haciendo en su gente, productos y soluciones tecnológicas? ¿Cuál es su enfoque para el éxito del cliente? ¿Ven desafíos o soluciones? La alineación con los valores de marca de su organización es otro factor crucial a considerar, ya que es un indicador importante de si coincidirá con el compromiso de su organización para brindar excelencia en el servicio y atención al cliente.
3) Confíe en su socio de producción para coordinar recursos y relaciones
La forma más rápida de devolver el tiempo en su calendario es confiar en su socio de producción de eventos para coordinar los recursos y los equipos necesarios para ejecutar su evento. Si ayudaron a establecer la estrategia y tienen un conocimiento profundo del lugar de anfitrión, solo necesitan las pautas, comentarios y aprobación de su marca para funcionar con los otros elementos.
Por ejemplo, no tiene que preocuparse por obtener proveedores separados para la tecnología de compromiso de la audiencia, una aplicación de eventos y un audiovisual en la habitación. El socio de producción del evento puede proporcionar todos esos servicios y equipos y asegurarse de que todo funcione en conjunto. Puede confiar en ellos para hacer todo, desde producir gráficos de movimiento sin cita previa, diseñar tercios más bajos y elegir los pilotos de audio hasta transmitir en vivo la sesión general y empacarlo para su sistema de gestión de aprendizaje en línea después del evento. Pueden proporcionar gerentes de etapas y diseñadores de escenarios.
Cuando involucra a un proveedor para que haga todo, desde la creación de la estrategia de eventos, diseñando la marca y el contenido, producir el programa y ejecutarlo, entonces está adoptando más fácilmente un enfoque holístico de su evento, donde cada elemento está completamente alineado con sus objetivos de evento. Esto mejora la experiencia del cliente para sus participantes, expositores y/o patrocinadores.
Esta relación facilita su vida porque tiene un solo punto de contacto: el gerente de proyectos del socio de producción del evento, que establece plazos y entregables y garantiza que todos los elementos del evento estén en camino. El equipo del socio de producción del evento administrará las comunicaciones entre equipos con el equipo creativo, de producción, tecnología y en el sitio.
Debido a la variedad de servicios, productos y soluciones, su asociación puede escalar en función de sus necesidades. Un proveedor de eventos único pone una red sólida de recursos a su disposición. Esto es especialmente importante si tienes un evento complejo. Si tienen una red regional de almacenes y lugares, pueden ampliar rápidamente para proporcionarle recursos, personal y equipo adicionales para amplificar lo que ya puede estar en el sitio.
En resumen, participar con un solo socio de eventos le ahorrará tiempo y dolores de cabeza mientras coordinan las partes móviles requeridas para dar vida a su visión. Tener un solo punto de contacto para todos sus eventos necesita comunicación de línea de línea y simplifica el proceso de planificación. Debido a que están alineados con los objetivos de su evento y pueden ayudarlo a rastrear su logro, lo hacen ver bien y lo ayudan a demostrar el valor de su cartera de eventos de manera que elevará su perfil dentro de su organización. Lo mejor de todo, cuando se asocia con un equipo desde la estrategia hasta la ejecución, maximiza la alineación y ofrece experiencias verdaderamente memorables.