¿Planificación de eventos en 2025? Tendencias actuales para saber

Nuestra industria va a cambiar mucho en 2025. Esto impactará en cómo pensamos, planificamos y ejecutamos los eventos. No está solo en este camino. Estamos aquí para apoyarle en cada paso del proceso.

Our industry is going to change a lot in 2025. This will impact how we think about, plan, and run events. You’re not alone in this journey. We’re here to support you every step of the way.

Exploremos las tendencias clave que impactan la planificación de eventos y cómo aprovecharlas para su ventaja.

Haz más con menos

¿Quiere maximizar el impacto del evento sin soplar su presupuesto? No estás solo. Los encuestados de nuestra encuesta Encore Planner Pulse dijeron que gestionar las limitaciones presupuestarias es la principal prioridad para 2025, seguida de traer experiencias únicas o crear un factor “wow”.

Parte de lo que está impulsando esta tendencia es que se espera que los presupuestos de eventos aumenten en no más del 11 por ciento, pero se predice que los costos de eventos aumentarán en un 12 por ciento, según la encuesta de pulso de la industria de Northstar.

Entendemos la presión bajo para crear experiencias significativas y atractivas, y estamos aquí para ayudarlo a encontrar las mejores soluciones. Exploremos algunas formas efectivas de hacer más con menos.

• Reunirse en ciudades de segundo nivel. Las ciudades de primer nivel, como Nueva York y Chicago, pueden tener fechas de valor, pero las ciudades de segundo nivel ofrecen ahorros durante todo el año. Además, pueden apreciar más su negocio y estar dispuestos a ofrecer beneficios especiales a cambio de su negocio.
• Trabajar con las oficinas de convenciones y visitantes (CVB). Los CVB no cobran a los planificadores por sus servicios. Pueden hacer todo, desde organizar visitas al sitio y ofrecer asesoramiento en el lugar hasta sugerir oradores locales, proporcionar personal voluntario y conectarlo a organizaciones sin fines de lucro locales para iniciativas de servicio comunitario.
• Trabaje con su socio de tecnología de eventos para desarrollar soluciones que se ajusten a sus objetivos y su presupuesto. Traiga a su socio temprano a su proceso de planificación para ayudar a optimizar su plan de eventos.

Use AI para facilitar las cosas

Imagine tener un asistente dedicado que se encarga de las tareas mundanas, permitiéndole concentrarse en lo que realmente importa. Esa es la magia de usar AI.

Según BCD, la IA y la automatización afectarán en gran medida a la industria este año. Las herramientas generativas de IA, como ChatGPT, Gemini y la chispa específica de la industria del evento, pueden realizar tareas repetitivas y que requieren mucho tiempo en segundos, liberándolo para concentrarse en lo que importa.

Puedes usar AI como:

• Un traductor simultáneo de contenido de eventos para hacer que las reuniones sean más inclusivas.
• Un transcriptor en tiempo real de contenido de eventos para hacer que las reuniones sean más accesibles con la subtensión cerrada.

• Un consultor estratégico Para analizar resmas de datos de eventos históricos y encuestas de retroalimentación de los asistentes y entregar ideas clave y próximos pasos procesables.

En serio sobre la sostenibilidad

Did you know sustainability initiatives can save you money? That’s why sustainability is becoming a top priority for planners in 2025. According to PCMA’s Meetings Market Survey, 60 percent of planners include sustainability requirements in their RFPs.

Muchos recursos están disponibles ahora, como la iluminación LED, la señalización y los lugares con certificación LEED, lo que hace que sea más fácil tomar decisiones ecológicas. ¿Busca producir reuniones más sostenibles mientras es más responsable fiscalmente?

• Reduce el desperdicio. Los buffets desbordados y las estaciones de alimentos interminables generan desperdicio de alimentos. ¿Y cuántas bolsas más, cordones y botellas de agua necesitan sus participantes? La reducción es una estrategia a menudo pasada por alto, pero increíblemente efectiva,.
• Planifique las comidas veganas/vegetarianas. Las comidas sin carne son una forma económica de cuidar la salud de los participantes y el planeta.
• Hacer sustituciones sostenibles. Concéntrese en lo que se puede reutilizar o reutilizarse versus ser desechado. Por ejemplo, piense en LED en lugar de la iluminación tradicional, las paredes LED en lugar de la decoración escénica de un solo uso, el tablero Falcon en lugar del núcleo de espuma, las cabinas de ferias comerciales modulares y la señalización digital en lugar de las opciones desechables.
• Piense en local. Busque formas de aprovechar y beneficiar a la comunidad anfitriona local al tiempo que mejora la experiencia para sus invitados. Por ejemplo, contrate a los proveedores locales, compre suministros locales y foce la comida y el entretenimiento local para reducir los costos de envío y su huella de carbono.
• Minimizar el transporte. Busque destinos o lugares transitables conectados por opciones de transporte público. Si se deben utilizar transbordadores, instale una política de no inicio para preservar la calidad del aire.

Antes de presentar sus oradores y sesiones principales, brille la atención sobre la experiencia educativa que espera a sus asistentes a través de pilares educativos bien definidos. Estas amplias categorías no solo ayudarán a estructurar su contenido, sino también a crear un zumbido en torno a su evento.

Colabore con sus partes interesadas clave y el equipo de marketing para desarrollar estos pilares, asegurando que resuenen con lo que su audiencia realmente quiere. Al recurrir a sus ideas, puede cocrear una narrativa que habla de sus intereses y agita la emoción. Al establecer estos pilares, piense en las habilidades cruciales que su audiencia está ansiosa por aprender o los desafíos de la industria que necesitan ayuda para superar.

Sus pilares educativos son promesas de las valiosas comida para llevar que los participantes obtendrán uniéndose a su evento.

¿A dónde te llevará este año?

Al adoptar estas tendencias, desde el presupuesto innovador, la agilidad creativa y la integración de la IA hasta ponerse en serio la sostenibilidad, estará bien posicionado para ofrecer experiencias excepcionales que resuenen con sus participantes y establecen nuevos estándares de la industria.

Juntos, podemos establecer nuevos estándares de excelencia en la industria con cada evento que creamos. ¿Listo para comenzar?

Paso 3: Maximice su potencial con su socio de producción de eventos

Has elaborado algunas ideas increíbles. Ahora, es hora de colaborar con su equipo de tecnología de eventos para elevar su programa.

Sus ideas pueden ayudar a transformar su visión en una experiencia poderosa. Así es como podemos mejorar su evento juntos:

Diversos formatos de aprendizaje

Muchas organizaciones están ampliando sus métodos de aprendizaje para involucrar mejor a los participantes. Su equipo de tecnología de eventos aporta una valiosa experiencia de numerosos eventos, y podemos colaborar para explorar formatos de aprendizaje atractivos que resuenan con su audiencia.

Considere estas opciones:

• Aprendizaje de pares
• Paneles de pescado
• Discusiones grupales centradas en la solución
• Talleres ricos en sensorías

La combinación de formatos innovadores con los tradicionales crea una experiencia única que realmente puede cautivar a sus asistentes.

Compromiso de la audiencia profunda

Nuestros expertos en tecnología de eventos se destacan en la elaboración de conexiones significativas, y lo alentamos a que se apoye en nosotros para obtener ideas que resuenen con su audiencia. El compromiso va más allá de la simple encuesta; Se trata de invitar a los participantes a participar en las conversaciones.

Aquí hay algunas estrategias efectivas para fomentar conexiones más profundas:

• El cronograma facilitó las discusiones después de las notas clave para ayudar a reforzar las conclusiones clave.
• Use un micrófono tirable, como Catchbox, para cambiar a los invitados de un estado pasivo a activo a lo largo de su programa, mientras les da voz a todos.
• Involucre a los participantes con una aplicación de eventos como Chime Live, donde pueden ver contenido personalizado, responder encuestas en vivo, preguntas y respuestas, chatear con sus compañeros y más.

Además, considere cómo tejer temas clave a lo largo de su programa con:

• Activaciones del pasillo
• Preguntar sesiones
• Talleres prácticos
• Conversaciones de sala de soluciones

Cuando el público abandona el escenario principal, participan en conversaciones y redes que refuerzan los mensajes y crean conexiones duraderas.

Gestión de contenido

Otra herramienta que eleva la experiencia educativa mientras le ahorra tiempo es contenido1. Este simple sistema de gestión de contenido (CMS) es un cambio de juego en términos del tiempo que te ahorra a ti y a tus altavoces. Además, mejora la experiencia del participante.

En lugar de rastrear todas las presentaciones de sus altavoces, pueden subir sus propios materiales al sistema. Luego, cuando llegan al sitio, no tienen que preocuparse por nada más que entregar su programa educativo.

Nuestros técnicos tendrán su presentación, cualquier gráfico, películas y materiales de patrocinador precargados y listos para funcionar, sin alternar entre pantallas. Solo una experiencia perfecta, no importa cuántos videos o diapositivas tengan.

La creación de experiencias educativas impactantes comienza con la comprensión de su audiencia e implementando estrategias reflexivas. ¡Pero hay más para explorar!

En la Parte 2 de esta serie, descubriremos técnicas y herramientas avanzadas para elevar aún más sus eventos. Estén atentos, ¡pronto vendrá!