6 consejos de expertos de “Elige nuestros cerebros: las preguntas de la tecnología de su evento, nuestras respuestas prácticas”

Los expertos de la industria de Encore lideraron la sesión, que fue una mezcla de mitos, charlas reales y preguntas y respuestas interactivas. Su objetivo? Equipe a los planificadores de eventos como usted con el conocimiento que necesita para comprender mejor un aspecto crucial de la experiencia del evento: sus soluciones tecnológicas.

Vamos a sumergirnos en las ideas clave y las conclusiones.

Tus expertos en tecnología de eventos

• Bret Fendt, director, relaciones con los clientes
• Debra Mategrano, directora de ventas regional
• John Rissi, vicepresidente senior, compromiso de clientes e industria
• Johanna Walsh, vicepresidenta, producción de eventos
• Rob Wilcox, director, ingeniería de ventas

1. Navegación de los costos de tecnología del evento con confianza

Conocimiento: Los servicios de tecnología de eventos internos a veces pueden parecer más costosos, pero hay más de lo que parece.

“A medida que las expectativas de los clientes han cambiado de todo a restaurantes de celebridades y bares de secado a eventos inmersivos, la capacidad de los hoteles para atender esas expectativas significaba que necesitaban asociarse con compañías expertas para cumplir con esas expectativas”, explicó Debra Mategrano, directora regional de ventas.

“Los socios internos se invierten en el hotel, incluida la infraestructura como las líneas de Internet, los puntos de apareamiento y el equipo, pero también en las personas a través de capacitación, beneficios y protocolos de seguridad mejorados. Cuando trabaja con un proveedor externo, a menudo no tienen el mismo modelo de negocio y las mismas inversiones”, dijo.

“El valor de un socio interno es que son una parte integral del equipo del lugar, con un conocimiento íntimo del espacio, lo que funciona y lo que no, así como la infraestructura de construcción.

“Eso es importante para usted, el cliente, en un entorno de eventos en vivo cuando estamos constantemente resolviendo y adaptando problemas. Por lo tanto, hay un valor para ese potencial diferencial de costos”.

Al comparar las propuestas AV, tenga en cuenta que la infraestructura de un lugar puede afectar los costos. Pregunte sobre las razones específicas de las diferencias de costos, como el transporte de equipos y las complejidades de configuración.

“Incluso dentro de la misma ciudad, los precios AV pueden variar significativamente debido a factores como el diseño del lugar, la facilidad de transporte de equipos y la disponibilidad de energía”, destacó Mategrano. Por ejemplo, un lugar puede requerir mano de obra extensa para establecer equipos debido a su plano de planta.

Consejo profesional: Tenga discusiones tempranas y detalladas con su proveedor interno de tecnología de eventos para comprender las capacidades únicas de su lugar junto con cualquier consideración útil para tener en cuenta. Pueden proporcionar orientación para elegir las soluciones adecuadas para su presupuesto y espacio.

2. Experimentar una producción de eventos consistente

Conocimiento: La consistencia en los servicios de tecnología de eventos es una prioridad para los profesionales de eventos. Cuando la experiencia varía en diferentes lugares y ubicaciones, esto se convierte en un punto de dolor.

“Los comentarios de los clientes indicaron desafíos con consistencia en el servicio en diferentes lugares”, dijo John Rissi, vicepresidente senior de participación de los clientes y la industria. “Honramos esos comentarios, lo escuchamos e invertimos en capacitación adicional y herramientas internas para abordarlo”.

Cuando los proveedores de eventos realizan un seguimiento de las preferencias, comentarios y requisitos pasados ​​de los planificadores, tienen las ideas para ofrecer una experiencia más uniforme. Encore se dedica a mejorar continuamente este aspecto para servir mejor a nuestros socios.

Al aprovechar nuestra herramienta de datos de viaje del cliente, podemos optimizar y organizar información vital para cada uno de nuestros clientes ”, elaboró ​​Rissi.

“Consolida la información de eventos relevante, las encuestas de servicio al cliente y las notas de eventos pasados ​​para proporcionar una visión integral de las necesidades de cada cliente”.

El beneficio para los clientes de encore? No necesita repetir sus necesidades de un lugar a otro; El equipo de Encore tiene un mayor acceso a su historia al alcance de su alcance.

Consejo profesional: Cultive asociaciones sólidas con proveedores de tecnología de eventos que priorizan la consistencia y utilizan ideas basadas en datos para adaptar sus servicios a sus necesidades específicas.

Al mantener la comunicación abierta y compartir comentarios, puede garantizar que las soluciones de tecnología de eventos se alineen con sus objetivos y cumplan constantemente sus expectativas en diferentes lugares.

3. Dominar las necesidades y costos de Internet

Escenario de eventos:

Estás orquestando una conferencia de alta energía de cuatro días en un centro de convenciones moderno. Para garantizar que su entorno despliegue el compromiso, desea cautivar a los asistentes con imágenes frescas y llamativas que amplifiquen los mensajes de los altavoces e imprimen una impresión duradera.

La solución también debe funcionar en diversos espacios y configuraciones de eventos, tejiendo a través del majestuoso Grand Ballroom hasta las salas de ruptura y las áreas de comedor relajadas. ¿Cómo se asegura una estética cohesiva y experta en tecnología que resuene en los diferentes entornos?

Destacado pintoresco:

Los paneles de acosador son una solución ideal para este desafío de planificación. Para atraer la atención de la audiencia en la sesión general, cree un telón de fondo único con hileras de paneles de mástiles.

En habitaciones más pequeñas, los arreglos en forma de diamante o las cascadas sutiles con imágenes de eventos clave, la marca o los logotipos ayudan a mantener una apariencia constante.

4. Aprovechando la experiencia del productor

Conocimiento: Los productores pueden manejar las necesidades operativas y logísticas de un evento, asegurando que todos los interesados ​​estén alineados.

“Un productor es clave para administrar las partes interesadas y garantizar el éxito de su evento”, dijo Johanna Walsh, vicepresidenta de producción de eventos. “Una buena producción depende en gran medida de la organización, la documentación y la comunicación”.

Dependiendo de la complejidad del evento, pueden ser necesarios diferentes tipos de productores, de las personas que llaman, gerentes de escena o productores de eventos. “Para eventos más complejos, recomendamos un productor de espectáculos o un productor de eventos”, explicó. “Pero podemos hacer esa recomendación por usted. No tiene que ser un experto, estamos aquí para guiar y asesorar”.

Elegir un proveedor de tecnología de eventos con un conocimiento profundo de las mejores prácticas de la industria puede mejorar significativamente la calidad de los eventos complejos.

Walsh destacó: “Mi papel implica la construcción de una disciplina de producción en Encore, alineando las capacidades de productores y de producción con las mejores prácticas de la industria. Con experiencia en eventos líderes de alto perfil y un enfoque en la sostenibilidad, estamos comprometidos a mejorar la prestación de servicios”.

Al aprovechar la experiencia de los equipos de producción, puede garantizar que su evento cumpla con las mejores prácticas de la industria y exceda las expectativas de la audiencia.

“La naturaleza evolutiva de la producción de eventos requiere habilidades especializadas y consideraciones de sostenibilidad para ofrecer experiencias de eventos dignas de WOW”, dijo.

Consejo profesional: Obtenga claro los plazos porque adherirse a los plazos en la producción de su evento le ahorrará tiempo y dinero. También mantendrá a todos los miembros del equipo, los suyos y sus socios, frescos y listos para el desafío de cada día.

5. Maximización de herramientas de participación digital

Conocimiento: Hay una herramienta digital para muchos objetivos: “La línea de tiempo realmente depende de los objetivos y la complejidad del evento”, señaló Rob Wilcox, director de Ingeniería de Ventas.

Las herramientas clave incluyen plataformas de gestión de asistentes, herramientas de participación de los participantes y sistemas de gestión de contenido. Aplicaciones de eventos como Chime Live℠, Polling+ y RSVP encore Ayuda a administrar el registro, la logística y la participación de los asistentes.

El uso de IA para transcripciones y resúmenes en vivo mejora la participación posterior al evento. “Estamos registrando la sesión y utilizando ayuda de IA resumiendo las conclusiones clave para los participantes”, compartió.

Consejo profesional: Haga que su socio de producción de eventos conozca sus objetivos, ya sea que esté interesado en racionalizar las invitaciones de eventos y los registros, impulsar el compromiso en la habitación o continuar con conversaciones valiosas con asistentes con recursos y comunicaciones posteriores al evento. Recomendarán qué herramientas digitales pueden lograr cada una.

6. Medidas de ahorro de costos para asociaciones

Conocimiento: Sea por adelantado con su presupuesto para permitir a los proveedores adaptar las soluciones de manera efectiva.

“Cuanto antes nos involucre, mejor podremos planificar equipos y mano de obra que ahorre tener que subrentarse equipos o usar la mano de obra externa”, sugirió Mategrano. “Esas son ambas adiciones más costosas. Cuanto más honesto sea con su rango de precios, mejor podremos servirle”.

Consejo profesional: Involucrar a los proveedores de tecnología de eventos temprano en el proceso de planificación para optimizar los recursos.

Al comprender las complejidades de los costos de tecnología de eventos, la consistencia del servicio, la gestión de las necesidades de Internet de manera efectiva y mejorar las capacidades de producción, los planificadores pueden elevar sus eventos a experiencias extraordinarias.

¿Listo para llevar su evento al siguiente nivel? Póngase en contacto con nuestros expertos hoy para una consulta de producción de eventos gratuitos.

Nos encantaría asociarnos en la creación de una experiencia inspiradora. Comuníquese ahora y transforme su próximo evento con soluciones de tecnología sin problemas adaptadas a sus necesidades.